La entidad es el tipo de expediente que define la institución: Persona, Persona jurídica, Producto, Establecimiento, etc. Es el cajón, no una carpeta concreta.

Dentro de una entidad viven los registros (carpetas). Un flujo con nodo Expediente apunta a una entidad; crear un registro sin entidad no es posible.

La entidad no es el registro. Cambiar campos o roles de la entidad afecta el molde; no borra las carpetas ya creadas.

1 · Entidad Persona El tipo · el cajón

2 · Registro Carpeta de Ana

• Solicitud 2024 Inscripción · cerrada
• Solicitud 2025 Actualización · cerrada
• Solicitud actual 3 · Hoja en curso

2 · Registro Carpeta de Luis

• Solicitud Otra carpeta del mismo cajón

Misma entidad, dos registros. Las hojas de cada carpeta son las solicitudes que la han llenado.

Figura 1. Primero el cajón (entidad). Dentro, las carpetas (registros) y sus hojas (solicitudes).

Qué define

Configuración del tipo

• Título y versión

  Nombre del tipo. Guardar crea una versión nueva; la vigente puede estar Activa o en Borrador.

• Campos y secciones

  Estructura de datos que capturan los registros (y que el flujo puede rellenar desde el formulario).

• Roles de carpeta

  Quién puede consultar o actuar sobre un registro sin ser dueño. El propietario es una fila aparte — no un rol más de la lista.

Dónde se administra

Documentación → Expedientes en el Dashboard. El selector elige la entidad (muestra versión y estado). Nueva entidad abre el editor. En el Website el solicitante solo elige la entidad para listar sus carpetas — no edita el molde.

Figura 2. Documentación → Expedientes — selector de entidad (versión Activa) y Nueva entidad.

Entidad vs registro

No mezclar

• Entidad

  El molde. Uno por tipo de asunto en la institución.

• Registro

  Una carpeta concreta dentro de ese molde (la de Ana, la de la constructora…).

• Unir carpetas

  Vincula registros — pueden ser de entidades distintas. No mezcla los cajones.

Ejemplo

Ejemplo

ACH define la entidad que agrupa los asuntos del trámite (por ejemplo Persona). Dentro caerán la carpeta de Ana y las que vengan. Otra entidad, Persona jurídica, guarda a Constructora del Valle. Unir la carpeta de Ana con la constructora es vincular dos registros de entidades distintas — no mezclar los cajones.

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