El Sistema de Digitalización de Trámites (SDT) es la plataforma donde una institución configura, publica y opera trámites digitales. No es un trámite concreto: es el entorno compartido donde viven todos los trámites de esa institución.

Con herramientas no code, el equipo arma flujos con nodos — formularios, reglas, consultas, expedientes, pagos, firmas y más — sin desarrollar un sistema aparte por cada cambio.

Qué es el SDT

El SDT centraliza la administración, automatización y ejecución de procesos institucionales. Busca:

• Mejorar la eficiencia y reducir tiempos de respuesta.
• Garantizar trazabilidad de cada trámite.
• Ofrecer una experiencia digital estandarizada para solicitantes, tramitadores y personal interno.

Para qué sirve

Un trámite manual — formularios en papel, correos, hojas de cálculo — se repite en cada solicitud. En el SDT la institución diseña el recorrido una vez y el sistema lo ejecuta cada vez que alguien lo pide.

Antes	Con SDT
Cada cambio pide desarrollo	Se ajusta el flujo en el Builder
Difícil saber en qué etapa va un caso	Estado, etapa e historial visibles
Datos repartidos	Solicitud, expediente y resoluciones en un solo ecosistema

Quién utiliza el SDT

Tres perfiles habituales

• Usuario externo

  Persona o empresa que entra al Website SDT para iniciar, completar o consultar trámites. También llamado solicitante.

• Usuario interno

  Colaborador de la institución que opera desde el Dashboard SDT: revisa solicitudes, valida, firma, asigna grupos y consulta métricas. Su acceso depende del rol asignado.

• Administrador / configurador

  Usuario con permisos para crear procesos, diseñar flujos en el Builder, administrar usuarios, roles, plantillas, calendario y expedientes.

El portal externo y el administrador no son la misma puerta. Quien solicita no opera revisión ni métricas; quien opera no presenta trámites en nombre propio salvo que también sea solicitante.

Las tres áreas del SDT

Espacios que no se deben mezclar

• Website SDT

  Portal de trámites. Catálogo, Mis trámites, formularios pendientes, expedientes y resoluciones visibles para la persona.

• Dashboard SDT

  Portal de administración. Inicio con métricas, procesos, centro de datos, plantillas, roles, usuarios, calendario, portal y expedientes.

• Builder SDT

  Canvas del constructor dentro del detalle de un proceso. Ahí se colocan y conectan los nodos. No se usa en la operación diaria de una solicitud ya abierta.

Figura 1. Dashboard SDT — Inicio con métricas y listado de solicitudes.

Figura 2. Builder SDT — canvas con nodos conectados.

Cómo funciona un trámite

Un trámite en el SDT no es un programa suelto. Se entiende como una cadena de cuatro conceptos:

1. Proceso Contenedor del trámite
2. →
3. Flujo Secuencia de nodos
4. →
5. Solicitud Cada presentación
6. →
7. Expediente Lo que permanece

Figura 3. Proceso agrupa; flujo define el recorrido; solicitud es cada presentación; expediente persiste el asunto.

Los cuatro conceptos base

• Proceso

  Contenedor del trámite: nombre, etiqueta, descripción, ficha técnica y flujos asociados. Estados: En construcción, Activo, Archivado.

• Flujo

  Secuencia de nodos que define qué se pide, qué se valida y qué se crea. Se publica desde el Builder.

• Solicitud

  Cada presentación del trámite. Nace cuando alguien lo inicia y avanza por el flujo publicado con el que nació.

• Expediente

  Carpeta del asunto. Agrupa registros y solicitudes de un mismo contexto y sobrevive al cierre de una solicitud.

El proceso no se mueve. Lo que avanza, espera o se cierra es la solicitud. Una versión nueva del flujo no redibuja solicitudes ya abiertas.

De la configuración a la operación

1. 1
   ConfigurarLa institución arma proceso y flujo en el Builder.
2. 2
   PublicarValida, aprueba y activa el trámite.
3. 3
   PresentarAna inicia la solicitud desde el Website.
4. 4
   OperarMarta la ve en el Dashboard con estado y etapa.
5. 5
   AvanzarLa solicitud recorre los nodos del flujo publicado.
6. 6
   CerrarResolución y datos asociados al expediente.

Figura 4. Recorrido típico de extremo a extremo.

Figura 5. Recursos → Procesos: donde se crea el contenedor y se accede a los flujos.

Estados y etapas

Durante una solicitud, el sistema muestra estado y etapa según el nodo activo. La vista interna (Dashboard) y la externa (Website) muestran los mismos momentos del flujo con etiquetas adaptadas a cada audiencia.

Ejemplos habituales: Pendiente, En proceso, En revisión, Pendiente de pago, Pendiente de firma, Aprobado, Denegado. El detalle completo está en Solicitud.

Ejemplo

Ejemplo

En ACH, el equipo configura un trámite en el Builder: inicializador, formulario, consulta, expediente, decisión y cierre. Lo publica y activa el proceso.

Ana López entra al Website, elige el trámite del catálogo y presenta una solicitud. El flujo espera su formulario; al enviarlo, avanza por las piezas automáticas.

Marta Ruiz, analista, no ve ese formulario en el portal: lo atiende desde el Dashboard, con estado, etapa e historial. Si el flujo pide revisión, Marta observa, da visto bueno o devuelve correcciones.

Al cerrar, la resolución y los datos quedan ligados al expediente. Una segunda presentación de Ana — u otra persona — sería otra solicitud sobre el mismo proceso.

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